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GUIA 006 DISPONIBLE Conciliación bancaria La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario. Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes. Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden. Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos: - Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.- Errores del banco al liquidar determinados conceptos. Fondo de caja menor La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo. Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones. Fondo de caja menor La caja menor, es un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo. Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo. El monto del fondo de caja menor, depende del tipo de empresa, puesto que mientras en algunas $1.000.000 será suficiente, en otras será necesario disponer de un fondo de varios millones. Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor. En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe normarse una persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre. Constitución del fondo de caja menor Reembolso de caja menor Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado. En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial. GUIA007 NOMINA Nómina Salario mínimo $461.500Auxilio de transporte $55.000Salario mínimo integral $ 5.999.500 ($ 4.615.000 salario y $ 1.384.500 prestaciones) Pagos Parafiscales: Sena 2%ICBF 3%Cajas de Compensación Familiar 4% Cargas Prestacionales Cesantía 8.33%Prima de servicios 8.33%Vacaciones 4.17%Intereses sobre las Cesantías 1% mensual Seguridad social Salud Empresa 8.5% Empleado 4%Pensión Empresa 12%Empleado 4% Total 16% Horas extras y recargo nocturno. Hora trabajo nocturnoHora ordinaria x 1.35Hora extra diurna que se realiza entre las 6:00 a.m y las 10:00 p.m.Hora ordinaria x 1.25Hora extra nocturna comprendido entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m..Hora ordinaria x 1.75Hora ordinaria dominical o festivoHora ordinaria x 1.75Hora extra diurna en dominical o festivoHora ordinaria x 2.00Hora extra nocturna en dominical o festivoHora ordinaria x 2.50 Nómina Salario mínimo $461.500Auxilio de transporte $55.000Salario mínimo integral $ 5.999.500 ($ 4.615.000 salario y $ 1.384.500 prestaciones) Pagos Parafiscales: Sena 2%ICBF 3%Cajas de Compensación Familiar 4% Cargas Prestacionales Cesantía 8.33%Prima de servicios 8.33%Vacaciones 4.17%Intereses sobre las Cesantías 1% mensual Seguridad social Salud Empresa 8.5% Empleado 4%Pensión Empresa 12%Empleado 4% Total 16% Horas extras y recargo nocturno. Hora trabajo nocturnoHora ordinaria x 1.35Hora extra diurna que se realiza entre las 6:00 a.m y las 10:00 p.m.Hora ordinaria x 1.25Hora extra nocturna comprendido entre las 10:00 p.m. y las 6:00 a.m..Hora ordinaria x 1.75Hora ordinaria dominical o festivoHora ordinaria x 1.75Hora extra diurna en dominical o festivoHora ordinaria x 2.00Hora extra nocturna en dominical o festivoHora ordinaria x 2.50 JORNADA DE TRABAJO TRABAJO ORDINARIO Y NOCTURNO 1. Trabajo ordinario es el que se realiza entre las seis horas (6:00 a.m.) y las veintidós horas (10:00 p.m.).2. Trabajo nocturno es el comprendido entre las veintidós horas (10:00 p.m.) y las seis horas (6:00 a.m.).ARTICULO 160 CST ordinaria, fija o variable, sino todo lo que recibe el trabajador en dinero o en especie como contraprestación directa del servicio, sea cualquiera la forma o denominación que se adopte, como primas, sobresueldos, bonificaciones habituales, valor del trabajo suplementario o de las horas extras, valor del trabajo en días de descanso obligatorio, porcentajes sobre ventas y comisiones. (ARTICULO 127 CST) HORAS EXTRAS *Horas extras: horas adicionales a la jornada de trabajo.Jornada de trabajo: Diurna: 6:00 a.m – 10:00 p.m Nocturna: 10:00 p.m – 6:00 a.m -Las horas extras diurnas se pagan con un 25%, adicional al valor de la hora normal.Ejemplo. Se tiene: -Sueldo básico $480.000-30 horas extras diurnas, calcular el valor de las horas extras. Entonces: 480.000/240=2.000 que equivale al valor de una hora de trabajo.Luego: 2.000*1.25=2500 que equivale al valor de la hora extra diurna.Como en el mes hay 30 horas extras diurnas:2.500*30=75.000 valor total de horas extras. En resumen seria:480.000*30*1.25/240=75.000-Las horas extras nocturnas se pagan con un 75% adicional al valor de la hora normal. Tomando los datos anteriores pero con horas extras nocturnas seria: 480.000*30*1.75/240=105.000 valor total horas extras nocturnas.Recargo nocturno: existe recargo nocturno cuando se labora en horarios de 10:00 p.m a 6:00 a.m, y se calcula así:Se tiene:- sueldo básico: 480.000- -El empleado labora diariamente de 10:00 p.m a 6:00 a.m- En el mes hay 4 dominicales. DOMINICALES Y FESTIVOS: Se pagan con un 75% (1.75) adicional al valor de un día normal de trabajo. DEDUCCIONES.Valores que se aplican con descuentos, pueden existir deducciones por concepto de libranzas, embargos judiciales entre otras, pero independiente de ello, deducciones obligatorias para el trabajador como los aportes a la seguridad a la seguridad social y las retenciones. APORTES PARAFISCALES: No son impuestos ni contribuciones, constituyen una obligación para el empleador por el hecho de tener una vinculación laboral. 1. Seguridad Social2. Cajas de Compensación Familiar3. Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)4. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF) SEGURIDAD SOCIAL: la ley 100/93 creo en Colombia el sistema de Seguridad Social Integral (SSSI) constituido por tres regimenes: a. Régimen Pensionalb. Régimen saludc. Régimen Riesgos Profesionales. Régimen Pensional: Ampara al trabajador contra contingencias de vejez, invalidez y muerte.El aporte es del 16% sobre el salario del trabajador repartido así: Empleador: 12-Auxilio de transporteTrabajador: 4% sobre su salario.Quienes tenga un ingreso mensual igual o superior a cuatro salarios mínimos paga un 1.0% adicional al obligatorio para pensiones.Quienes devengue entre 16 y 17 salarios mínimos pagan un 1.20% adicional al obligatorio para pensiones.Quienes devengue entre 17 y 18 salarios mínimos pagan un 1.40% adicional al obligatorio para pensiones.Quienes devengue entre 18 y 19 salarios mínimos pagan un 1.60% adicional al obligatorio para pensiones.Quienes devengue entre 19 y 20 salarios mínimos pagan un 1.80% adicional al obligatorio para pensiones.Quienes devengue más de 20 salarios mínimos pagan un 2.0% adicional al obligatorio para pensiones. -Régimen de Salud: Protege al trabajador contra contingencias de enfermedad o maternidad.El aporte es del 12.5% sobre el salario del trabajador repartido así: Empleador: 8.5%-Auxilio de transporte.Trabajador: 4% sobre su salario. -Régimen de Riesgos Profesionales: Protege al trabajador contra accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, el aporte depende del nivel de riesgo y lo paga todo el empleador. Las empresas utilizan por lo general el 0,522%. APORTES PARAFISCALES *Cajas de Compensación Familiar: Son entidades sin animo de lucro encargadas de pagar el subsidio familiar y de brindar recreación y bienestar social a los trabajadores y a quienes de el dependa.El aporte es del 4% del monto total de la nomina mensual (total devengado), lo hace el empleador. *Servicio nacional de Aprendizaje (SENA): Es una entidad estatal encargada de la preparación e instrucción a los trabajadores de aquellas empresas obligadas a contratar aprendices para labores u oficios que requieran formación profesional metódica.El aporte al SENA es del 2% sobre el monto total de la nomina mensual (total devengado), lo hace el empleador. *Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF): Es un establecimiento publico de orden nacional que se encarga de la creación y el mantenimiento de centros para la atención integral al pre-escolar menor de 7 años hijos de cualquier trabajador oficial o particular, el ICBF se encarga principalmente de la atención a la niñez desamparada.El aporte es del 3% sobre el monto total de la nomina mensual (total devengado). APROPIACIONES En la liquidación de la nómina se tienen en cuenta los siguientes conceptos. *Cesantías: Valor reconocido al empleado por cada año de servicio continuo prestado a la empresa o proporcional si se retira antes del año.Formula para liquidar cesantías: Salario* numero de días trabajados /360.El empleador consigna cada mes el 8,33% del total devengado. *Vacaciones: Formula:Salario (Sin Auxilio de transporte) * numero de días trabajados /720El empleador consigna cada mes el 4,17% del total devengado. *Intereses Sobre Cesantías: Todo empleador debe pagarle al trabajador unos intereses anuales por las cesantías, y son del 12% anual sobre el monto de las cesantías, se depositan al fondo hasta el 15 de febrero.Liquidación:I = Cesantías * Días Trabajados * 12% /360 *Prima de servicios: Se pagan 15 días en junio-15 días en diciembre, el aporte es del 8,33% sobre el total devengado.Salario* numero de días trabajados /360.El empleador consigna cada mes el 8,33% del total devengado. Documentos relacionados: CONTRATO DE TRABAJO CONTRATO A TERMINO FIJO El contrato de trabajo a término fijo debe constar siempre por escrito y su duración no puede ser superior a tres años, pero es renovable indefinidamente. 1. Si antes de la fecha del vencimiento del término estipulado, ninguna de las partes avisare por escrito a la otra su determinación de no prorrogar el contrato, con una antelación no inferior a treinta (30) días, éste se entenderá renovado por un período igual al inicialmente pactado, y así sucesivamente. 2. No obstante, si el término fijo es inferior a un (1) año, únicamente podrá prorrogarse sucesivamente el contrato hasta por tres (3) períodos iguales o inferiores, al cabo de los cuales el término de renovación no podrá ser inferior a un (1) año, y así sucesivamente CONTRATO A TÉRMINO INDEFINIDO 1o) El contrato de trabajo no estipulado a término fijo, o cuya duración no esté determinada por la de la obra, o la naturaleza de la labor contratada, o no se refiera a un trabajo ocasional o transitorio, será contrato a término indefinido.2o) El contrato a término indefinido tendrá vigencia mientras subsistan las causas que le dieron origen, y la materia del trabajo. Con todo, el trabajador podrá darlo por terminado mediante aviso escrito con antelación no inferior a treinta (30) días, para que el patrono lo reemplace. En caso de no dar aviso oportunamente o de cumplirlo solo parcialmente, se aplicará lo dispuesto en el articulo 8o., numeral 7o., para todo el tiempo, o para el lapso dejado de cumplir. (ARTICULO 47 CST) GUIA 008 ACTIVOS FIJOS Activo fijo Los activos fijos son aquellos que no varían durante el ciclo de explotación de la empresa (o el año fiscal). Por ejemplo, el edificio donde una fabrica monta sus productos es un activo fijo porque permanece en la empresa durante todo el proceso de fabricación y venta de los productos. Un contraejemplo sería una inmobiliaria: los edificios que la inmobiliaria compra para vender varían durante el ciclo de explotación y por tanto forma parte del activo circulante. Al mismo tiempo, las oficinas de la inmobiliaria son parte de su activo fijo. Los activos fijos son poco líquidos, dado que se tardaría mucho en venderlos para conseguir dinero. Lo normal es que perduren durante mucho tiempo en la empresa. Cuando una empresa, sin embargo, tiene bienes que son con idea de venderlos o de transformarlos en otros para su venta, o bien derechos de corta duración (créditos), entonces se trata de activo circulante. Los activos fijos, si bien son duraderos, no siempre son eternos. Por ello, la contabilidad obliga a depreciar los bienes a medida que transcurre su vida normal, debido a que éstos lo hacen de forma natural por el paso del tiempo, por su uso, por el desgaste propio del tiempo que se use ése activo y por obsolescencia, de forma que se refleje su valor más ajustado posible, o a amortizar los gastos a largo plazo (activo diferido). Para ello existen tablas y métodos de depreciación y de amortización. Mediante la depreciación y la amortización, se reduce el valor del bien y se refleja como un gasto (menor valor del bien) y se aplica el gasto pagado adelantado en el periodo que le corresponde.(cabe mencionar que los activos son lo derechos de la empresa) Métodos de depreciación Para el cálculo de la Depreciación, se pueden utilizar diferentes métodos como la línea recta, la reducción de saldos, la suma de los dígitos y método de unidades de producción entre otros. Método de la línea recta El método de la línea recta es el método mas sencillo y más utilizado por las empresas, y consiste en dividir el valor del activo entre la vida útil del mismo. [Valor del activo/Vida útil] Método de la suma de los dígitos del año Este es un método de depreciación acelerada que busca determinar una mayor alícuota de depreciación en los primeros años de vida útil del activo. La formula que se aplica es: (Vida útil/suma dígitos)*Valor activo Método de la reducción de saldos Este es otro método que permite la depreciación acelerada. Para su implementación, exige necesariamente la utilización de un valor de salvamento, de lo contrario en el primer año se depreciaría el 100% del activo, por lo perdería validez este método. La formula a utilizar es la siguiente: Tasa de depreciación = 1- (Valor de salvamento/Valor activo)1/n Método de las unidades de producción Este método es muy similar al de la línea recta en cuanto se distribuye la depreciación de forma equitativa en cada uno de los periodos. Para determinar la depreciación por este método, se divide en primer lugar el valor del activo por el número de unidades que puede producir durante toda su vida útil. Luego, en cada periodo se multiplica el número de unidades producidas en el periodo por el costo de depreciación correspondiente a cada unidad. Amortización La amortización es un término económico y contable, referido al proceso de distribución en el tiempo de un valor duradero. Adicionalmente se utiliza como sinónimo de depreciación. Se emplea referido a dos ámbitos diferentes casi opuestos: la amortización de un activo o la amortización de un pasivo. En ambos casos se trata de un valor, habitualmente grande, con una duración que se extiende a varios periodos o ejercicios, para cada uno de los cuales se calcula una amortización, de modo que se reparte ese valor entre todos los periodos en los que permanece. ACTIVOS INTANGIBLES Good Will El Good Will es un anglicismo que significa o hace referencia al buen nombre de una empresa, producto, servicio, persona, etc. El buen nombre o prestigio que tiene una empresa o establecimiento frente a terceros, es un activo de gran valor, puesto que ese buen nombre le permite obtener clientes, proveedores, créditos, etc. El buen nombre, coloca a una empresa en posición ventajosa frente a la competencia, facilitándole su incursión o sostenimiento en el mercado. Permitiéndole también, mejores ventas y en muchos casos, a precios un poco mas altos, puesto que el consumidor siempre está dispuesto pagar un poco mas por tener un producto de “marca”, lo que indudablemente le permite tener una mejor rentabilidad. PATENTE Una Patente es un contrato entre la Sociedad y el Inventor individual. Según los términos de ese contrato, se le otorga al Inventor el derecho exclusivo de impedir que otros fabriquen, utilicen o vendan el invento patentado durante un periodo de tiempo fijo, a cambio de que éste presente al público los detalles del invento. Aunque la duración de la exclusividad de la patente varía de un país a otro( En Colombia es de 20 años), según todos los sistemas de patentes, una vez que caduque este período, el público tiene libertad de utilizar el invento como lo desee. Know how El Know-How (del inglés saber-cómo) es una forma de transferencia de tecnología. Aunque se traduce literalmente por "saber-cómo", mejor dicho sería "Saber hacer". El término está relacionado a los conocimientos prácticos, técnicas o criterios que han sido utilizados en la elaboración o diseño de un proyecto y que se pueden reutilizar al momento de realizar otros proyectos similares o de afinidad al mismo. Know-how describe, básicamente, la habilidad con que cuenta una organización para desarrollar sus funciones, tanto productivas como de servicios, aunque también incluye áreas como contabilidad y RR. HH., entre otras. Es una expresión anglosajona utilizada en los últimos tiempos en el comercio internacional para denominar los conocimientos preexistentes no siempre académicos, que incluyen: técnicas, información secreta, teorías e incluso datos privados (como clientes o proveedores). Un uso muy difundido del término suele utilizarse en la venta de franquicias, ya que lo que se vende es el "saber como". MARCAS «Una marca comercial es una palabra, un nombre, un símbolo, un dispositivo o una combinación de estos elementos, que identifica los productos y servicios de una persona o empresa, además de distinguirlos de los productos y servicios de terceros. La marca comercial ofrece a los clientes una calidad permanente en relación con los bienes o servicios que representa y contribuye a su promoción». GUI8A 009 AJUSTES . Concepto de Ajustes Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste.Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real. 2. Clases De Ajustes Ajustes ordinariosSon los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas: Caja Bancos Provisiones y deudas de difícil cobro Inventario de mercancías Depreciación acumulada Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos Ingresos recibidos por anticipado Ingresos por cobrar Costos y gastos por pagar Provisiones para obligaciones laborales